Розробка внутрішньої документації підприємств
Внутрішня документація підприємства – це не просто формальні папірці, які лежать на полиці. Це основа, на якій можливо вести законну якісно структуровану роботу будь-якої фірми. Документація дозволяє фіксувати статутні завдання фірми, виконувати регламентні процеси, визначати сферу діяльності, а також підвищувати забезпечувати відповідність законодавству. Внутрішні документи компанії дозволяють керівнику та його штату діяти в широких межах закону, поліпшити звичайне спілкування між сторонами й при цьому уберегти фірму від їх можливих загроз – це оцінка поліцейського відсотка, це штрафи за порушення волі людини, що складають закон про фірму. Визначена провідна частина для виправлення.
Що входить до внутрішньої документації
Перший етап для будь-якої фірми — складання установчих документів. Статутом станом на зараз фіксується, яка сфера або діяльність здійснюється, порядок ухвалення рішень, юридична адреса та організація системи управління. Після державної реєстрації компанія може скористатися випискою з державного реєстру, як показує практика, це є ключовий документ, що підтверджує факт подальшої надії існування юридичної особи. Одержані квитанції про оплату та реєстрацію на цей момент входять в базовий пакет документів, який обов’язково треба представляти податковим органам, банкам, контрагентам та державні установи.
На наступному етапі підписуються внутрішні документи, які регулюють щоденну роботу компанії. Ці документи охоплюють:
- посадові інструкції та правила внутрішнього розпорядку;
- документи з охорони праці;
- накази, що описують обов’язки працівників і регламентують робочі процеси.
Підприємство повинно мати багато підготовлених документів – рахунки-фактури, акти та бухгалтерські звіти, а також випущені цінні папери. Вони потрібні їм внутрішньо, але це також буде доказом роботи, що триває в компанії, а також законності операції та відповідності мандату.
Зразками документів з охорони праці є журнали інструктажних бесід, накази про призначення відповідальних осіб. Вони надзвичайно важливі, оскільки мають бути не лише обов’язковими, але й правильно складеними для успішного проходження Держпраці. Крім того, обов’язково потрібно знати, як правильно оформити ДТП, щоб не постраждав бізнес.
Кожна компанія застосовує різну документацію, яка залежить від того, що їй потрібно, окрім перерахованого вище базового пакету документів. Для одних компаній дуже важливі ліцензії та дозволи, для інших важливіші документи, що підтверджують договірні відносини.
Найбільш поширені типи додаткової документації:
- ліцензії та дозволи для регульованих видів діяльності;
- акти та результати експертиз;
- договори з партнерами;
- внутрішні регламенти та корпоративні інструкції.
Усе це формує цілісну систему, без якої бізнес не може повноцінно функціонувати.
Навіщо це потрібно бізнесу
Внутрішня документація компанії, ймовірно, захищає. Захищати інтереси власника, керівництва та персоналу. Коли все задокументовано, простіше довести, що ви праві в разі спору, і перевірки можна провести швидко. Невиконання поточних посадових інструкцій також може призвести до штрафу навіть від органів, які в першу чергу стежать за дотриманням правил. Якщо у вас є належна система документів, у вас не буде хаосу: у кожного працівника є певні обов’язки, стандарти виконуються та будь-які зміни записуються, фіксуються та узгоджуються. Це стосується всіх нових компаній, які виходять за межі ринку.
Що загрожує за відсутність документів
Адміністративні штрафи – це ще тільки вершина айсберга. Наприклад, якщо трапиться нещасний випадок і у роботодавця немає документації з охорони праці, це може призвести до кримінальної відповідальності. Крім того, можуть виникнути проблеми під час перевірок Держпраці, податків і міграції. Без належного трудового або бухгалтерського обліку інспектори мають право призупинити діяльність або застосувати значні штрафи. Крім того, через цю справу можуть бути заблоковані рахунки або відкликана ліцензія.
Чому варто залучити юристів
Внутрішні документи не відповідають юридичним стандартам. Навіть якщо компанія існує давно, документи компанії можуть бути застарілими або не відповідати вимогам законодавства. Юридична підтримка може бути корисною.
Юристи перевіряють поточну документацію, щоб виявляти помилки та усунути ризики. Внутрішні документи розробляються з нуля, якщо їх немає, оскільки вони відрізняються за формою власності та особливостями бізнесу (наприклад, внутрішні документи ТОВ відрізняються від внутрішніх документів ІП або великого холдингу). Крім того, юристи сприяють своєчасному оновленню внутрішніх документів організації та моніторингу змін законодавства.
Чому вибирають «Lawgic»
Lawgic підтримує документацію підприємств на всіх етапах, від стартапів до міжнародних компаній. А не просто «лежать для перевірки», враховуючи галузеві особливості, експерти створюють документи, які дійсно працюють.
Компанія надає експертизу, чітку систему роботи та індивідуальний підхід до кожного клієнта. Юристи надають допомогу українським компаніям, а також змінюють внутрішні процедури компаній в юрисдикції ЄС.
Висновок
Внутрішні документи організації служать основою безпеки, ефективності та розвитку компанії, а не паперовими формальними документами. Їх присутність захищає від ризиків, сприяє дотриманню закону, сприяє ефективній роботі персоналу та сприяє чесній взаємодії з державою.
Зверніться до експертів, якщо ви хочете, щоб ваш бізнес працював безпечно та прозоро.
Працюємо з 
